Crear y personalizar eventos

Especificar qué horas están disponibles

  1. Abre Google Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria en blanco. A continuación, haz clic en Horas disponibles o en MásCrear y luego Horas disponibles.
  2. (Opcional) Si quieres crear una hora disponible en otro calendario, en la parte inferior, haz clic en tu nombre y selecciona el calendario.
  3. Añade un título, una fecha y una hora.
  4. Selecciona el número de espacios y la duración de cada cita.
  5. (Opcional) Si quieres añadir más detalles a tu hora disponible, haz clic en Más opciones y añade la información.
  6. Haz clic en Guardar.

Tu bloque de citas se muestra como un único evento en tu calendario, con un símbolo de cuadrícula Cita en la esquina superior izquierda. Cuando otros usuarios reserven citas, estas aparecerán como eventos normales superpuestos al de tu bloque de citas.

 


Crear eventos desde la bandeja de entrada

Crear eventos a partir de correos electrónicos

  1. En Gmail, abre un correo electrónico.
  2. En la parte superior, haz clic en Más "" y luego Crear evento.
  3. Añade información al evento nuevo y haz clic en Guardar.

Ver eventos automáticos creados a partir de correos electrónicos

Algunos eventos de correos electrónicos, como confirmaciones de vuelos y reservas de restaurantes, se añaden automáticamente a tu calendario.

Desactivar los eventos automáticos:

Si no quieres incluir eventos de Gmail en tu calendario, puedes eliminarlos uno por uno o cambiar tu configuración para que no se añadan automáticamente.

  1. Abre Calendar y ve al icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta Eventos de Gmail.
  3. En el campo Visibilidad de eventos de Gmail, elige una opción:
    • Predeterminada de Calendar: cualquier persona que tenga acceso a la información de un evento de tu calendario puede ver el nombre y el horario de tu evento de Gmail. Solo las personas que pueden hacer cambios en tus eventos pueden ver otros datos de tu correo, como números de confirmación, estado de los vuelos o números de teléfono.

      Nota:
       Si compartes tu calendario públicamente, al seleccionar esta opción también se podrá ver públicamente tu evento de Gmail.
    • Privado: solo las personas que puedan hacer cambios en tu calendario pueden ver la información del evento. Cualquier otra persona que pueda ver tu calendario pero no pueda hacer cambios ve el estado de los eventos como “Ocupado”.
    • Solo yo: solo tú puedes ver el acceso a los eventos de tu calendario.
  4. (Opcional) Para desactivar esta función, desmarca la casilla Añadir automáticamente los eventos de Gmail a mi calendario.

 


Duplicar eventos si hace falta repetirlos

A veces, es posible que quieras programar otro evento sobre el mismo tema. Para hacerlo, duplica el evento original.

  1. Haz clic en tu evento y, a continuación, en Editar Editar.
  2. Abre el evento y, en la parte superior, haz clic en No se repite, junto a Todo el día.
  3. Elige la frecuencia con la que se va a repetir el evento.Si quieres elegir una fecha de finalización, haz clic en Personalizar e introduce las fechas de inicio y de finalización.
  4. Haz clic en Guardar.

 


Añadir agendas como archivos adjuntos de Drive

Crear agendas

Elige una opción:

  • En la opción “En blanco” de la página principal de DocumentosHojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y luego Documentos de Google/Hojas de cálculo de Google/Diapositivas de Google y luego Documento en blanco o Desde una plantilla.

Adjuntar agendas a eventos

  1. Haz clic en el campo Añade una descripción o en Adjuntar archivo.
  2. Haz clic en Mi unidad o en Subir y selecciona el archivo.
  3. Haz clic en Seleccionar o en Subir. El archivo se adjuntará al evento.

Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.

 


Crear documentos de notas y tareas

Crear documentos de notas y tareas

Elige una opción:

  • En la opción “En blanco” de la página principal de DocumentosHojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Crear "".
  • En Drive, haz clic en Nuevo y luego Documentos de Google/Hojas de cálculo de Google/Diapositivas de Google y luego Documento en blanco o Desde una plantilla.

Añadir comentarios y asignarlos a personas concretas

  1. En DocumentosHojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Añadir comentario "".
  3. Escribe tu comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

 


Calendar: crear eventos privados o invisibles

Si quieres reservar tiempo en tu calendario para trabajar, puedes añadir eventos y hacerlos privados.

  1. Elige una de estas opciones:
    • En la cuadrícula del calendario, haz clic en una franja horaria vacía.
    • Haz clic en Crear Más.
  2. Da un nombre, una fecha y una hora al evento.
  3. (Opcional) Para añadir más detalles a tu evento, haz clic en Más opciones.
  4. En la sección sobre visibilidad, selecciona Privado.
  5. Cuando termines, haz clic en Guardar.


Dejar que los invitados editen los eventos para evitar el trasiego de correos electrónicos

Para evitar que los invitados a tus reuniones te envíen una gran cantidad de correos electrónicos sobre su disponibilidad, puedes dejar que ellos mismos cambien el evento para que puedan elegir la hora que más les convenga.

Dejar que los invitados editen eventos

  1. En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
  2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado. Una vez que añades un invitado a un evento, ocurre lo siguiente:
    • Se añade automáticamente al evento una videollamada de Google Meet.
    • El calendario del invitado aparece junto al tuyo.
  3. (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
    Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.
  4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas Contactos.
  5. (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

Dejar que los invitados editen eventos de forma predeterminada

  1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. En la sección Configuración del evento, haz clic en Permisos de invitados predeterminados y selecciona Modificar evento.

 


Proponer otras horas para celebrar reuniones

Nota: Si el organizador de un evento te ha dado permiso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

Eliminar y restaurar eventos

Puedes eliminar un evento si eres su propietario o, si no es así, quitarlo. Podrás recuperar el evento cuando quieras.

Eliminar eventos

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
  2. Haz clic en Eliminar Eliminar.

Restaurar eventos

  1. Haz clic en el icono Configuración y luego Papelera.
  2. Marca la casilla situada junto al evento eliminado y haz clic en Restaurar Restaurar.

Nota: Los eventos eliminados permanecen en la papelera de un calendario durante aproximadamente 30 días.

 

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