Curso intensivo de Google Workspace

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Configurar Calendar

Configurar notificaciones de Calendar

  1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
    • Desactivadas
    • Notificaciones de escritorio
    • Alertas
  4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario y luego Notificaciones generales.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

Configurar el horario laboral

Si prefieres que no te inviten a eventos que tengan lugar fuera de tu horario laboral, puedes configurar Google Calendar para que los organizadores sepan que tienen que cambiar de hora el evento.

  1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Horario laboral de General.
  3. Marca la casilla Activar horas de trabajo.
  4. Haz clic en el horario en el que estás disponible cada día. Es posible que ya aparezcan sugerencias, pero puedes hacer clic en el horario para cambiarlo.
  5. (Opcional) Para establecer el mismo horario todos los días, haz clic en Copiar el horario en todos.

 

Añadir calendarios de compañeros de trabajo

  1. A la izquierda, haz clic en Añadir calendario.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico de tu compañero. Su calendario aparecerá en Otros calendarios, a la izquierda, y sus eventos aparecerán en la página de tu calendario.
  3. (Opcional) Para ocultar temporalmente los eventos de otro calendario, desmarca la casilla situada junto al calendario.

 

Crear eventos de calendario

  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.

 

Encontrar horas libres para organizar reuniones de equipo

  1. Haz clic en Encontrar un hueco. La hora de los invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
  2. Desplázate hacia arriba o hacia abajo en las franjas horarias o haz clic en las flechas de la parte superior para ver los días y las horas disponibles.
  3. Haz clic en una franja horaria y, a continuación, en Guardar. La hora se actualizará en los detalles de la reunión.

 

Proponer otra hora de reunión

Nota: Si el organizador de un evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

 

Buscar salas o recursos

Nota: Si no aparecen recursos, la información de la sala o sugerencias automáticas de sala, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

  1. Haz clic en Añadir salas.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

    En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.

  2. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
    • Haz clic en Personas Grupo para especificar el tamaño de sala requerido.
    • Haz clic en Vídeo Vídeo para especificar que necesitas equipo de videoconferencia.
    • Haz clic en Teléfono "" para especificar que necesitas equipo de audioconferencias.
  3. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
  4. Si no ves ninguna sala adecuada:
    1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
    2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
    3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.

 

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