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Introducción
Que es Google Workspace y porqué vincularlo a nuestro flujo de trabajo.
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Primera semana: configurar dispositivos móviles y personalizar Gmail y Calendar
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Segunda semana: comunicarse eficazmente
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Tercera semana: compartir archivos y colaborar con compañeros
Configurar Calendar
Configurar notificaciones de Calendar
- En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada
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Configuración.
- A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
- Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
- Desactivadas
- Notificaciones de escritorio
- Alertas
- (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
- (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario
Notificaciones generales.
- Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona Ninguna o Correo electrónico.
Configurar el horario laboral
Si prefieres que no te inviten a eventos que tengan lugar fuera de tu horario laboral, puedes configurar Google Calendar para que los organizadores sepan que tienen que cambiar de hora el evento.
- En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada
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Configuración.
- A la izquierda, haz clic en la opción Horario laboral de General.
- Marca la casilla Activar horas de trabajo.
- Haz clic en el horario en el que estás disponible cada día. Es posible que ya aparezcan sugerencias, pero puedes hacer clic en el horario para cambiarlo.
- (Opcional) Para establecer el mismo horario todos los días, haz clic en Copiar el horario en todos.
Añadir calendarios de compañeros de trabajo
- A la izquierda, haz clic en Añadir calendario.
- Introduce la dirección de correo electrónico de tu compañero. Su calendario aparecerá en Otros calendarios, a la izquierda, y sus eventos aparecerán en la página de tu calendario.
- (Opcional) Para ocultar temporalmente los eventos de otro calendario, desmarca la casilla situada junto al calendario.
Crear eventos de calendario
- En Calendar, elige una opción:
- Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
- Haz clic en
Crear.
- Selecciona Evento.
Encontrar horas libres para organizar reuniones de equipo
- Haz clic en Encontrar un hueco. La hora de los invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
- Desplázate hacia arriba o hacia abajo en las franjas horarias o haz clic en las flechas de la parte superior para ver los días y las horas disponibles.
- Haz clic en una franja horaria y, a continuación, en Guardar. La hora se actualizará en los detalles de la reunión.
Proponer otra hora de reunión
Nota: Si el organizador de un evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.
- En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
- Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba
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Proponer otra hora.
- En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
- Haz clic en Enviar propuesta.
Buscar salas o recursos
Nota: Si no aparecen recursos, la información de la sala o sugerencias automáticas de sala, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.
- Haz clic en Añadir salas.
Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.
En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
- Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
- Haz clic en Personas
para especificar el tamaño de sala requerido.
- Haz clic en Vídeo
para especificar que necesitas equipo de videoconferencia.
- Haz clic en Teléfono
para especificar que necesitas equipo de audioconferencias.
- Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
- Si no ves ninguna sala adecuada:
- En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
- Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
- Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.